BASIC MANUAL FOR DATA BASE

La creación de bases de datos nuevas en Ms. Access es un proceso muy fácil donde se debe tomar en cuenta:

·         Diseño previo de los objetos y requerimientos de la  base de datos.

·         Tipo de base de datos.

·         Donde se almacenará el archivo de base de datos.

·         Nombre de la Base de datos.

·         Versión del documento.

PROCESS

1.       Access program

Clic en el botón iniciar/opción todos los programas/Microsoft Office/Microsoft Office Access.

2.       KIND OF DB

Elegiremos con un solo clic la opción Base de datos en blanco ubicada en la parte superior de la ventana de inicio de Ms. Access. Aparecerá al lado derecho de la ventana el panel de base de datos en blanco.

3.       SAVE THE  DB

·         En el panel de base de datos en blanco ubicaremos la casilla Nombre de Archivo, allí escribiremos el nombre de la base de datos teniendo en cuenta la siguiente estructura:

BD_DESCRIPTIVE - DB

De esta manera reconoceremos que clase de documento es y qué tipo de información almacena

·         Daremos clic en el icono con forma de carpeta al lado izquierdo de la casilla Nombre de archivo. En la ventana que aparece podemos especificar la ubicación de almacenamiento de la BD.

CHARTS

DEFINITION

Es el componente principal de la base de datos, pues es la encargada de almacenar de forma eficiente la información.

Está compuesta por:

·         Campus: celdas o cuadriculas donde se guardan los datos alfanuméricos (números y letras)

·         Registers: son todos los campos que componen una fila (campos organizados horizontalmente) cada uno de estos describe una característica de las entidades (personas, productos, servicios, etc.) de las que se almacenan datos en la tabla.

·         Head lines. Están en la parte superior de cada columna de campos y permiten que se identifique que dato va en cada campo. En cada columna solo debe almacenarse un tipo de dato.

·         Key or main campus. Es el campo más importante de un registro (por lo general almacena códigos o identificaciones) los datos almacenados aquí deben ser  irrepetibles dentro de la tabla, pues estos aseguran que (por descuido o intencionalmente) no se almacene un registro más de una vez en la tabla. Se simbolizan con la imagen de una pequeña llave amarilla.

Nombre de la tabla

Encabezados de columna

 

Registro

Campo

 

El primer objeto a crear es the chart pues es la que permite el almacenamiento de la información y los demás objetos dependen de su existencia.

PROCESS

·         Ubicaremos la pestaña Create en la tolos bar de Ms. Access.

·         Damos clic en el icono Design the chart que nos permite ingresar a la design view de la tabla.

CHART DESIGN

Esta es la herramienta para diseñar y construir tablas manualmente.

Su entorno de ventana está compuesto por:

·         Campus name: Permite escribir los encabezados de la tabla, así los usuarios sabrán donde ubicar los datos

·         Type of data: permite especificar la naturaleza de la información que se almacenará en la tabla (estos deben seleccionarse de un menú emergente en la columna).

·         Description: Permite escribir in instructivo sobre cómo se debe llenar un campo.

·         Chart properties: está ubicado en la parte inferior de la ventana y permite especificar ciertas configuraciones y propiedades de los campos y sus datos como: tamaño, formato, máscara de entrada, titulo, valor predeterminado, requerido etc.

·         Key main Campus Es un campo de la tabla que se elige siempre que se esté seguro de que la información que se almacenara allí no se repetirá en algún otro campo o registro, por ejemplo: códigos de productos, identificaciones de usuarios, placas de automóviles y datos únicos que permitan identificar como único a un elemento.

El process para asignar el main campus en la design view de una tabla  es seleccionar el campo y luego dar clic sobre el icono principal key en la pestaña chart tools Identificaremos el campo porque después de esta acción se observará una pequeña llave amarilla al lado del nombre del campo.

               Así se ve el main campus asignado.

Estos son muy importantes en el diseño de una tabla pues permiten especificar la nature of the data  que serán almacenados en un determinado campus, esto significa por ejemplo que si en un campo el usuario debe ingresar números la chart no permitirá que se ingrese otro tipo de información como letras u otros caracteres. Para especificar el tipo de dato de un campo se debe seleccionar de la columna tipo de dato en la vista de diseño de la tabla. A su vez estos pueden ser configurados en el cuadro de propiedades en la parte inferior de la ventana.

Los tipos de datos que se pueden asignar en el programa Ms. Access son:

·         Text. Permite ingresar hasta 255 caracteres (números, símbolos y letras) que no serán utilizados en operaciones matemáticas como: nombres, direcciones,  teléfonos, etc.

·         Memo. Permite ingresar hasta 65.535 caracteres (números, símbolos y letras) que no serán utilizados en operaciones matemáticas como: descripciones, historiales, referencias etc.

·         Númber. Permite almacenar números enteros o decimales (negativos o positivos) que pueden relacionarse o utilizarse en operaciones.

·         Date/ hour. Permite ingresar o seleccionar valores de día, mes y año, así como variados formatos de hora.

·         coin. Permite ingresar diferentes tipos de moneda con formatos especiales.

·         Auto numeration. Permite al programa almacenar automátically  una serie de números que pueden aparecer oorganized

·          de menor a mayor o aleatory según la necesidad. Del diseñador

·         Yes/no  Es una herramienta booleana que permite introducir una casilla de verificación para elegir entre la existencia o ausencia de una situación. Por ejemplo: seleccione si es mayor de edad

·         Object OLE. Permite insertar en los campos documentos de otros programas.

·         Hyperlink. Permite generar vínculos hacia documentos publicados en internet.

·         attachments. Permite anexar archivos como fotos o videos o música para complementar la información del registro.

·         estimate. Permite generar relaciones (fórmulas) entre valores almacenados en otros campos o previamente establecidos en el diseño de la tabla.

·         Asistent. Permite diseñar menús emergentes con información pre almacenada para que los usuarios no necesiten escribir en un campo, solo deben seleccionar la información contenida en el menú.

SAVE THE CHART DESIGN

Cuando se ha terminado de construir la chart se debe save los cambios para conservar la configuración establecida en la vista de diseño. Para esto iremos a la opción guardar en la pestaña archivo y asignaremos un nombre con la siguiente estructura:

TBL_DESCRIPTIVE-NAME  

De esta manera reconoceremos que tipo de objeto es y qué información puede almacenar.

Una vez guardados los cambios en la tabla podemos ir a la data view.  Aquí el designer puede ingresar algunos datos de prueba pues no se recomienda que los users almacenen directamente sobre ella, para eso es aconsejable utilizar formularies que aseguran un uso fácil, eficiente y seguro de la base de datos. Esto no significa que no podamos volver al chart design para corregir errores o ingresar nuevos campos. Podemos hacerlo dando clic sobre el icono de views en la pestaña inicio y luego elegir design view. Así retornaremos a la herramienta para configurar las características de la tabla.

Vista de datos de la tabla.

Icono para ir a vista de diseño o vista de datos según el caso.